HYVÄNPUOLEISET TYYPIT

Jos ne voi löytää hevosen rakenteesta, miksei hevostaloudenkin? Tämä blogi on projektini kohti hyvänpuoleista kehittymistä niin hevosalan yrittäjänä kuin ihmisenäkin. Olkoon kanssani lean, universumi ja läjäpäin hyvänpuoleisia tyyppejä. Mukana?

Suosittelen, koska voin. Ja koska haluan. Ja koska meidän jokaisen pitäisi löytää ne systeemit, jotka toimivat omissa hommissa. En tiedä, toimivatko minun systeemini Sinun hommissasi. Voit päättää sen itse. Tulevat kootut selitykset ja selvitykset auttanevat päätöksenteossasi. Toisaalta voit heittää myös kolikkoa. Säästää tavallaan aikaa sekin. Ainakin lyhyellä aikavälillä. 

Siitä se ajatus sitten lähti

En muista tarkkaan, minä vuonna otimme käyttöön sähköisen ajanvarausjärjestelmän ratsastustuntien varauksessa. On tästä nyt viitisen vuotta kuitenkin. Ja elettiin aikaa ennen Hopotia (ratsastuskoulujen oma ajanvarausjärjestelmä), joten sitä korttia ei valintapakasta edes silloin löytynyt. Läksin liikkeelle ihan perinteisin keinoin: googletin, soittelin, kyselin, konsultoin, säädin, turhauduin, kokeilin jne. Kunnes löysin sellaisen kalenterin, jonka käyttöön sain ihan oikeita suomenkielisiä neuvoja sekä puhelimitse että sähköpostitse. En tiedä, olisiko joku muu kalenterimalli palvellut vieläkin paremmin, mutta arvostin niin kovin tätä kaltaiselleni tietotekniikan nerolle ja lontoon kielen messiaalle annettua henkistä tukea, että valinta oli sillä selvä. Enkä ole katunut päivääkään. 

Miksi sellainen pitäisi olla ihan jokaisella?

Ensinnäkin se säästää aikaa ja hermorakennetta. Tungin juuri äskettäin paperisilppuriin vuoden 2004 kirjanpitoa. Silloin tuntilistamme olivat päiväkohtaisia valmiita tulosteita, joista näkyi vakiotuntilaiset valmiina. Ja sitten oli niitä viivoja ja nuolia ja suttuja ja sötöksiä, kun se Liisa olikin ollut kipeänä ja Maija pääsi sittenkin vasta myöhemmälle tunnille, koska autokoulu, ja Pirkko halusikin ratsastaa kaksi tuntia peräkkäin oltuaan edellisviikolla Lanzarotella ja päivän päätteeksi huomattiin, että Annikki olikin unohtanut tulla tunnilleen eikä ollut sitä perunut. Väitti kyllä kiven kovaa peruneensa, mutta milläs todistat, että näin ei ollut. Ja sitten tuli niitä puheluita ja tekstareita yksityishevosten omistajilta, että moneltako tunnit loppuu, että pääsee maneesiin ja montako ratsastajaa sillä kuuden tunnilla on, kun pitäis ehtiä juoksuttaa OmaHaniPuppeliPööPöö juuri sen tunnin aikaan edes siellä maneesin toisessa päädyssä, kun viime viikollakin siihen aikaan oli mahtunu, kun oli ollut pienryhmän koulutunti, että olisiko se funktio käytettävissä tänäänkin. 

Asiakaspalaute

Älysin jopa kysyä sellaistakin. Tämä tapahtui maaliskuun 2019 lopulla Rautalammin Ratsastuskeskuksen ja ITR:n facebook-ryhmässä. Tuloksena pelkästään kehuja ja hätäilyä aiheesta, että enhän vaan ole vaihtamassa systeemiä. No en ole. Koska myös asiakaspalautteen mukaan systeemi on helppokäyttöinen, voi varata/perua milloin haluaa, ei tarvii soitella mulle, selkeä, siitä näkee, milloin maneesiin pääsee jne. Positiivinen maininta tuli myös aiheesta, että kalenteri muistuttaa asiakasta mailiin vuorokautta ennen tunnin alkua, jos sattuu olemaan yhtä hatara pää kuin allekirjoittaneella omien menojensa suhteen. Yksityisviestissä tulleessa asiakaspalautteessa myös hauskasti mainittiin, että  Tuomaksen ja Jaanan (armaat kollegani) olisi syytä ottaa tämä kalenteri käyttöön. En ole varma, mitä lakia rikon, kun mainitsen etunimiltä lähialueen ratsastuskouluyrittäjiä. Jään odottamaan rangaistusta. Ja vain yksi ei-pelkästään positiivissävytteinen kommentti tuli aiheesta, että kalenterin ulkoasu ei juuri silmää hivele. Luulen, että kalenterin kokonaisvaltainen hyötysuhde kuitenkin hyvittää lievän visuaalisen puutteellisuuden. 

Yrittäjän palaute

Alun säätämisen jälkeen kalenteri on oikeasti ollut todella helppokäyttöinen. Jos minä osaan, kuka vain osaa. Noin niin kuin oikeasti. Sen kautta saa jemmaan asiakkaan tiedot salasanan taakse, jolloin ne on helposti löydettävissä, mutta silti nykyisten tietosuojahäsmäköiden mukaisesti säilytettynä. Minulla ei ole ratsastustunti-asiakkaistani muuta asiakasrekisteriä. Täältä löydän niin puhelinnumerot kuin mailiosoitteetkin vaikka älyluurilla.

Varausohjeet ja peruutuskäytännön saa näkyville kalenterin etusivulle. Kukaan kalenteriin varannut ei voi enää väittää, ettei tiennyt millainen peruutuskäytäntö meillä on. Se on meillä sellainen, että tunnin voi perua maksutta viimeistään 24 h ennen tunnin alkua. Yksi myöhäinen peruutus/lukukausi on maksuton. Loput myöhäiset peruutukset maksavat 10 €/kpl. Näin meillä, ja minä olen kiltti ja mukava, ainakin tässä yhteydessä. Hammaslääkäri on paljon ankarampi hahmo, myös tässä yhteydessä. Ja kun asiakas peruu ratsastustuntinsa kalenterista, siitä tulee minulle maili. Ja minä näen siitä, milloin se on peruttu. Ja tätä minä käytän laskutuksen perusteena, kun pari kertaa lukukaudessa lähetän laskut niistä myöhässä perutuista tunneista. Ja voin kertoa, että nämä myöhäiset peruutukset ovat vähentyneet huomattavasti sen jälkeen, kun kalenteri on otettu käyttöön.

Aiemmin tilanne oli se, että jos porukka yhtäkkiä perui myöhässä tuntejaan, en saanut niille enää ketään tilalle.  Nyt rästitunteja/ex-tempore-tunteja kärkkyvät saavat kytättyä tunteja kalenterista ilman, että joutuvat ”häiritsemään” minua puhelimitse, kun en kuitenkaan olisi juuri silloin itse kalenterin lähettyvillä, vaan polvia myöten lannassa tms. Ja jos itse huomaan, että jollain tunnilla on tilaa, voin laittaa siitä infon esim. tallin facebook-ryhmään tai lukiolaisten WhatsAppiin tms.

Sitoutuneet asiaakkaatsou lääst siison

Ja sen minä vielä sanon, että tänä päivänä minun on ratsastuskouluyrittäjänä ihan turha käyttää energiaani mussuttaakseni siitä, että minä haluan sitoutuneita asiakkaita ja selkeät vakioryhmät jne. Ei sillä, ettenkö haluaisi. Se nyt vaan on meidän jokaisen tajuttava, että tämän päivän asiakas ei halua sitoutua tai ei pysty sitoutumaan ja sillä on keskimäärin kuusitoistatuhatta asiaa, jotka ajavat minun yritykseni halujen edelle. Ja se on oikeasti vain hyvä asia, joka minun yrittäjänä on hyväksyttävä ja pystyttävä siihen vastaamaan. Vaikkapa tuolla kalenterilla.

Mitä tämä lysti maksaa?

Se riippuu kalenteri-paketin koosta. Eli siitä, paljonko kalenterille tulee käyttäjiä ja paljonko niitä varattavia tunteja on. Alussa kokeiltiin pienellä paketilla, joka meni melko äkkiä yli. Sitten päätin kylmästi, että otan vaan sen reilusti suuremman paketin. Voin siis laittaa varattavaksi vaikka koko talvikauden tunnit kerralla. Käytännössä teen kuitenkin niin, että laitan loppukesästä varattavaksi kaikki tunnit, jotka on ennen syyslomaa, ennen syyslomaa tunnit joululomaan asti jne. Nakuttelen varattavat tunnit systeemiin, joka vie minulta aikaa ehkä tunnin verran. Toisen tunnin käytän aikaa siihen, että nakuttelen vielä ryhmille erikseen aiheet (este/koulu/puomi…) koko varattavalle kaudelle. Ja taas asiakkaat tykkäävät, kun tietävät, mitä milläkin tunnilla on. Lisäilen kalenteriin pitkin kautta vielä tapahtumat, kisat, heppakerhot yms., jotka palvelevat lähinnä sitä, että kalenterissa on nähtävillä myös maneesin varatut/vapaat ajat.

No, se hintapolitiikka. Minun käyttämä isohko paketti maksaa Herran vuonna 2019 noin 450 €/vuosi. Pienemmät maksaa vähemmän. Meillekin riittäisi luultavasti vähän nykyistä pienempi. Sellainen ihan pieni, mikä palvelisi esim. pienen tallin maneesinvaraus-kalenterina, ei maksa mitään. Tosin siinä on kaikenlaisia mainoksia. Pienin maksullinen (sis. muistaakseni 100 varausta) maksaa n. 90 €/vuosi. Hinta on mielestäni varsin huokea verrattuna siihen, kuinka paljon se on säästänyt työaikaani, pitänyt asiakkaani tyytyväisinä, säästänyt puhelinlaskuja ja hermoja jne. Ja se ei ole sidoksissa ratsastustuntien liikevaihtoon. Jos maksaisin ohjelmasta vaikkapa sen 3 % ratsastustuntiemme liikevaihdosta, puhuttaisiin muutamasta tonnista vuositasolla.

Mahdolliset miinukset

Jos tästä systeemistä pitää löytää jotain miinuspuolia, niin niitä voisivat olla esim. seuraavat:

  • Kuka vain voi ilmoittautua mille tunnille vain, jos ei osaa lukea tasovaatimuksia. 
  • Se, milloin Hyvösen Sirkka-Liisa-Kyllikki on ilmoittautunut tunnille, on periaatteessa kenen vain nähtävissä. Lisäksi kuka tahansa näkee halutessaan, milloin meillä on tunteja ja paljonko niitä on. 
  • Ohjelma ei sisällä laskutusominaisuutta, se on vain varauskalenteri. 

Meillä on kuitenkin niin fiksuja ja mukavia asiakkaita, että jokainen on osannut ilmoittautua vain ja ainoastaan sopiville tunneille. Jos joskus on ollut joku, joka on ilmoittautunut vahingossa liian vaativaan ryhmään tms., olen hänelle soittanut erikseen. Näitä tapauksia on ollut vuosien saatossa yksi tai kaksi.

Sirkka-Liisa-Kyllikin tapaus ei liity meidän asiakkaisiin, mutta muistelen kollegan joskus kertoneen, että hänellä oli asiakas, joka ei halunnut kenenkään saavan tietoonsa, milloin hän on ratsastamassa. Tällainen tapaus ratkaistiin muistaakseni silloin niin, että kollega varasi hänen tuntinsa kalenteriin joko omalla nimellään tai kirjoittamalla kohtaan että paikka on varattu.

Tuosta kaikki näkee kaiken -kohdasta voi olla montaa mieltä. Internetin ihmeellisenä aikana minä näen joka tapauksessa halutessani kaiken, mitä joku muu talliyrittäjä on nettisivuillaan julkaissut. Ja toisinpäin. Ja kyllä, olen saanut palautetta mm. viranomaistaholta aiheesta turvallisuussuunnitelma. Meillä on sellainen(kin) julkisena nettisivuillamme. Ja sitä on kopioitu ties minne. Parhaat kopioijat ovat kuulemma jättäneet myös tallin nimen vaihtamatta ”omaan” suunnitelmaansa… Minun tekemäni työ on siis hyödynnetty toisen yrityksen käyttöön ilman, että hyödyn siitä mitenkään. Mutta tiedättekö mitä? Haluan uskoa, että avoimuus tuo luotettavuutta ja uskottavuutta tässäkin asiassa. Jos jäisin märehtimään ”hyväksikäyttäjiä”, minulla olisi paha mieli, ja siitä minä en tykkää. Hyvä mieli olkoon hyvänpuoleisesti kanssani.

Ja tuo laskutusominaisuus. Meillä laskutus hoidetaan erillisen laskutusohjelman kautta. Ja näin tulee olemaan jatkossakin. Totta puhuakseni, meillä ei edes voitaisi käyttää varauskalenteriin sisältyvää laskutusta, koska todella ison osan asiakkaidemme tunneista maksaa kolmas taho eli Rautalammin Ratsastuslukio. Tervetuloa vain opiskelemaan! =)

Mistä kalenterin voi hommata?

No, mm. tuosta linkistä: https://www.supersaas.com/form/bythemark/kalenteri

Tämä on se sama puulaaki, jonka kautta hommasin aikanaan oman kalenterini. Ja siellä on töissä se samainen mukava ja äärimmäisen hyvähermoinen (tai ainakin sellaista oscarin arvoisesti näyttelevä) heppu, jonka kanssa minäkin silloin aikanaan asioin. Hän neuvoo. Ja kyllä, jos tilaat kalenterisi tämän linkin kautta, minä hyödyn ekaa kertaa blogini historiassa tästä kirjoittelusta myös rahallisesti. Saan pienen alennuksen omista kalenterimaksuistani. Tämä olkoon minulle hyvin pieni askel kohti taloudellista riippumattomuutta. En pitkästy sitä odottelemaan. Hyvänpuoleisesti, rehellisesti ja seuraaviin elämiin uskoa vahvistaen. 

Peeäs:

Jos haluat testata kalenteria käytännössä asiakkaan näkökulmasta, niin sen kun kirjaudut meidän kalenteriin ja varaat itsellesi ”haamutunnin”. Varaa se tunti vain johonkin kauemmas h-hetkestä ja peru sitten pois, jos et ole sille tulossa. Mutta tervetuloa toki vaan, ei siinä! Avustan tarvittaessa esim. puhelimitse sopivan tasoisen ryhmän löytymisessä. Meidän kalenteri löytyy osoitteesta: https://www.rautalamminratsastuskeskus.fi/

Ei se kaunis ole, mutta kukkii se perunakin. Ja toimii.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *